Wilt u uw personeel en relaties een kerstgeschenk geven, maar vormen de kosten van kerstpakketten een drempel voor uw onderneming? Met de werkkostenregeling kunt u kerstpakketten en andere vergoedingen voor het personeel onbelast verstrekken. Dit belastingvoordeel maakt het aantrekkelijk om uw werknemers deze kerst te voorzien van een kerstgeschenk. Wilt u weten wat de WKR-regeling inhoudt en hoe u de vrije ruimte inzet voor een fors belastingvoordeel? Lees dan hier alles wat u moet weten over de werkkostenregeling.
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling waarmee u een deel van het totale fiscale loon kunt besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit belastingvrije gedeelte van het loon wordt ook wel de vrije ruimte genoemd.
Alle vergoedingen die u binnen de werkkostenregeling verstrekt aan uw werknemers behoren tot het loon. Het gaat daarbij niet enkel om loon in geld, maar ook om loon in natura. Kerstpakketten vallen binnen de WKR en behoren daarmee dus ook tot het loon.
Binnen de WKR kunt u een bepaald gedeelte van het totale fiscale loon belastingvrij besteden aan vergoedingen en verstrekkingen, zoals kerstpakketten, consumpties en bedrijfsfeesten. Deze regeling maakt het voor ondernemers dus voordeliger om kerstpakketten en andere verstrekkingen te geven. Hierover hoeft geen loonheffing betaald te worden.
Een voordeel van de werkkostenregeling is dat deze regeling het gemakkelijker maakt om vergoedingen te verstrekken. De WKR vervangt andere regelingen, waarin u zich hierdoor niet meer hoeft te verdiepen. Alle onbelaste vergoedingen die behoren tot het loon vallen onder één duidelijke regeling.
Bovendien kunt u de WKR gemakkelijk berekeningen over het totale fiscale loon. U hoeft de onbelaste vrije ruimte dus niet per werknemer te berekenen. Uw organisatie beschikt over een enkele vrije ruimte waarbinnen de vergoedingen en verstrekkingen van alle personeelsleden vallen.
De vrije ruimte is het bedrag dat u per jaar onbelast mag uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen. Dit bedrag wordt bepaald aan de hand van een percentage van het totale fiscale loon. In 2022 bedraagt de vrije ruimte 1,7% van het totale fiscale loon tot en met €400.000. Bedraagt uw totale fiscale loon meer dan €400.000? Dan heeft u over de rest van het totale loon een vrije ruimte van 1,18%. Het is daarbij belangrijk dat u niet meer besteedt dan de vrije ruimte. Boven de vrije ruimte betaalt u namelijk een loonheffing van 80%.
De werkkostenregeling biedt ondernemers op deze manier de ruimte om hun werknemers te belonen met kerstpakketten, cadeaus voor andere gelegenheden, zoals een promotie of pensioen, en andere verstrekkingen. Bovendien biedt de WKR meer ruimte om thuiswerken te vergoeden.
Let op: In 2020 en 2021 was de vrije ruimte tijdelijk verruimd. In verband met corona kregen ondernemers een grotere belastingvrije ruimte op vergoedingen en verstrekking. In 2022 is de vrije ruimte weer zoals voorheen.U kunt een groot aantal vergoedingen en verstrekkingen in de WKR onderbrengen. Hierbij is het wel belangrijk dat de kosten niet hoger zijn dan de gebruikelijke kosten voor bepaalde vergoedingen binnen de branch of voor bepaalde diensten of producten. Hiervoor is de gebruikelijkheidstoets in het leven geroepen. De gebruikelijkheidstoets wordt gebruikt om te controleren dat de kosten die u binnen de werkkostenregeling onderbrengt niet buitensporig of oneigenlijk zijn. Alle kosten die met meer dan 30% afwijken van de gebruikelijke kosten, worden gezien als buitensporig of oneigenlijk.
Voorbeeld: Stel dat u uw medewerkers een kerstpakket wil schenken van €750. Als dit binnen uw branche gebruikelijk is, kunt u dit gehele bedrag rekenen binnen de vrije ruimte. Maar als de gebruikelijke kosten voor kerstpakketten binnen uw branche €500 zijn, dan zal 750 – (1,3x500) = 100 euro opgegeven moeten worden als loon.
Er zijn een aantal vergoedingen en verstrekkingen die u onbelast mag verstrekken buiten de vrije ruimte. Dit zijn de nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen.
NihilwaarderingenNihilwaarderingen zijn bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die niet binnen de vrije ruimte van de WKR vallen. Nihilwaarderingen zijn kosten die de werkgever besteedt aan met name voorzieningen op de werkplek. Hier vallen onder meer zakelijke computers, werkkleding en een OV-kaart voor zakelijk reizen onder. Over deze verstrekkingen betaalt u geen belasting en deze verstrekkingen hoeft u niet af te trekken van de vrije ruimte.
Gerichte vrijstellingenGerichte vrijstellingen zijn de vergoedingen en verstrekkingen waarover geen belasting betaald hoeft te worden én die niet vallen onder de werkkostenregeling of nihilwaarderingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn reiskosten, vakliteratuur en opleidingen, verblijfskosten, verhuizingen en noodzakelijk gereedschap.
U kunt de vrije ruimte per jaar zelf berekenen voor uw organisatie. Zo weet u hoeveel u belastingvrij mag uitgeven aan kerstpakketten en andere vergoedingen en verstrekkingen. U berekent de beschikbare vrije ruimte door het totale fiscale loon tot €400.000 te vermenigvuldigen met 1,7% en daar 1,18% van het fiscale loon boven €400.000 bij op te tellen.
Hier ziet u een aantal rekenvoorbeelden:
Voorbeeld 1:
Stel dat de totale loonsom €350.000 bedraagt. De vrije ruimte bedraagt dan €350.000 x 1,7% = €5.950.
U mag in 2022 in totaal dus €5.950 onbelast besteden binnen de vrije ruimte. Besteedt u dit jaar meer dan €5.950? Dan betaalt u over het resterende bedrag 80% loonheffing.
Voorbeeld 2:
SStel dat de totale loonsom €700.000 bedraagt. De vrije ruimte bedraagt dan €400.000 x 1,7% + (€700.000 = €400.000) x 1,18% = €6.800 + €3.540 = €10.342.
Over giften, personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken moet omzetbelasting betaald worden. Deze belasting is slechts tot op een bepaalde hoogte aftrekbaar binnen de vrije ruimte. Voor het kerstpakket geldt er dan ook een drempelwaarde van €227 exclusief BTW per ontvanger per boekjaar. Wanneer de jaarlijkse uitgaven per werknemer niet hoger zijn dan €227 mag u de btw aftrekken.
Als u voor sommige werknemers niet boven het drempelbedrag komt en voor andere werknemers wel, mag u de btw alleen aftrekken over de kerstpakketten voor de werknemers die niet boven het drempelbedrag uitkomen. Neem contact op met uw accountant om ervoor te zorgen dat u precies weet hoe de regels werken in uw situatie
